En medio de tantos cambios en las relaciones laborales y en la mezcla de generaciones en las empresas, para algunos es más efectivo hacer las cosas de forma inmediata. Sin embargo, no se cuestionan si estos hábitos pueden dañar las comunicaciones laborales y su producción.
“Usted podría pensar que el texto y el correo electrónico son mejores porque son más rápidos. Puede enviarlos a su conveniencia sin necesidad de programar una hora. Pero las conversaciones en tiempo real permiten un intercambio rápido de información. Usted puede corregir cualquier malentendido inmediatamente. Usted puede negociar lo que usted necesita hacer”, dijo recientemente Art Markman, profesor de psicología y marketing de la Universidad de Texas, en un artículo publicado por la revista Fast Company.
Además de eso, Markman recomendó que para que las llamadas de trabajo sean eficientes es necesario prepararse. “Con el correo electrónico y el texto, usted tiene tiempo de inactividad para pensar en lo que quiere decir a continuación, que puede ser un activo. Pero también puede ser una enorme fuente de dilación”, analizó.
Recuerda que las herramientas de comunicación no son buenas o malas por sí mismas, sino que eso varía dependiendo del uso que usted les dé.
“El chat y los correos de trabajo son simplemente herramientas para comunicarse y agilizar procesos. Sirven además para dejar constancia de lo que se trató en el desarrollo de los mismos. Sin embargo, como sucede con cualquier herramienta, en términos de productividad toda herramienta se tiene con la intención de hacer más con menos recursos y en menos tiempo”, indicó a elempleo.com Juan David Tous, gerente de Comunicaciones de Manpower Group Colombia.
Para que la comunicación por texto no lo afecte negativamente, no abuse de las herramientas disponibles. “La idea no es que todo se haga a través de este medio (el chat), pues hay conversaciones telefónicas o personales que pueden ser más rápidas y efectivas, siempre y cuando no se caiga en la ‘reunionitis’ o en las simples charlas de temas intrascendentes que deben tratarse en otros momentos”, analizó Tous.
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Así mismo, Jorge Luis Castañeda Cruz, gerente de Proyectos de la empresa Acción & Desarrollo, destacó que la productividad depende del tiempo y de lo que se logre en su gestión.
“El enfoque en lo importante es crucial para la productividad, la cantidad de correos depende de la cantidad de responsabilidades, toma de decisiones y personas a cargo; es recomendable no dejar que la bandeja de correo se llene y se dé respuesta a todo sin que esto sea un sinónimo de estrés. Los chats y los correos deben servirle a usted, son sinónimos de comunicación inmediata para solucionar de manera rápida, para convocar rápidamente una respuesta y por eso es necesario llegar a acuerdos para que el uso de ese chat sea solo para asuntos de tipo laboral y que no se caiga en el error de convertirlos en espacios de conversaciones banales que pueden desviar la atención de las cosas importantes”, dijo.
Markman, por su parte, señaló que las llamadas telefónicas pueden ser una alternativa a los chats y correos, pues crean mayor calidez y esto sirve para sintonizar los equipos de trabajo.
Aprende a valorar las conversaciones, las opiniones del equipo de trabajo, reunirse y hablar del trabajo puede permitir que usted tenga una mejor acción y pueda ser más efectivo que si lo dice vía texto.
“Es importantísimo no solo hablar con el equipo de trabajo, sino escucharlo. De esos momentos surgen grandes ideas, pues los colaboradores siempre conocen detalles y tienen puntos de vista que el líder debe conocer para confrontar datos y decidir líneas de acción. Además, en las conversaciones el tono, la gestualidad y las miradas logran efectos como mayor compromiso y asertividad en lo acordado. Los mensajes escritos pueden leerse con el tono equivocado, por ejemplo, si un texto es muy escueto puede tomarse como una orden seca que genera inquietud y malas interpretaciones, así la intención del remitente sea simplemente ser muy específico”, puntualizó Tous.
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