Normalmente es un instrumento utilizado por las juntas directivas y de socios para conocer el estado de las diferentes gestiones que realiza la organización y sus resultados, los cuales se realizan y revisan una vez al año.
Igualmente esta rendición de cuentas que se realiza de modo anual permite reconocer los logros del período al cual hace referencia y anunciar los objetivos que se trazan para el siguiente periodo.
Sin embargo, cada vez más este instrumento se utiliza para conocer al interior de la empresa los resultados que cada uno de los gerentes de área o proceso obtienen en períodos más cortos a los informes anuales.
De esta manera cada uno de los responsables de proceso o departamento desarrolla planes de trabajo ajustados a los propósitos de la organización y se revisan periódicamente, idealmente cada trimestre.
La elaboración de informes parciales de gestión tiene algunas ventajas para los gerentes, entre ellas podemos mencionar:
? Seguimiento a las actividades y tareas propuestas en la planeación inicial de la empresa y del proceso.
? Monitoreo a los indicadores de gestión y de resultado propuestos para las diferentes áreas de trabajo de los procesos.
? Ajuste y alineación al desarrollo de los planes de trabajo asignados.
? Reconocimiento de las nuevas situaciones que se van presentando en el desarrollo de las actividades y tareas.
? Identificar las fortalezas y debilidades al interior de los procesos.
? Desarrollo de nuevos planes de acción que permitan ejecutar los planes propuestos.
Desde una perspectiva de gestión, estos informes se convierten en una valiosa herramienta que apoya a la gerencia en el conocimiento de los avances reales del plan previo establecido para cada uno los procesos del negocio y de esta manera ajustar, corregir o mantener aquellos aspectos claves en el éxito de la gestión.
El informe de gestión debe entonces expresar de modo concreto y conciso no sólo las cifras económicas y de presupuesto correspondientes al desarrollo de las actividades, sino también las cifras y estadísticas referentes a crecimiento, variación, comparación y promedios sobre las diferentes acciones que se realizan en las áreas de la organización.
La invitación es, entonces, a elaborar por lo menos trimestralmente un informe de gestión que sin duda apoyará la gerencia pero ante todo será una manera práctica de conocer el estado actual del trabajo que realizamos.
Jose Manuel Vecino P.
Especial para elempleo.com
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