Para algunas personas, ocho horas laborales pueden ser insuficientes para realizar las tareas asignadas, responder correos, asistir a reuniones y contestar llamadas, entre otras actividades. Es cuando se mencionan frases como ?la jornada no alcanza para nada" o "no tengo suficiente tiempo?.
Sin embargo permanecer ?ocupado?, durante todo el día, no es sinónimo de productividad ni llevar a cabo un sinnúmero de labores significa siempre un alto rendimiento. Entonces, ¿cómo optimizar el tiempo en la oficina y utilizarlo de manera inteligente?
De acuerdo con los especialistas, la planificación de actividades y la identificación de prioridades son pasos claves para aprovechar efectivamente la jornada, porque permiten organizar el horario, las ideas y ejercer un control sobre las tareas por realizar.
Según Norma Macías, gerente de Recursos Humanos en Siemens, elaborar una planeación incentiva la exigencia y la optimización del desempeño.
?Al tener claro lo que se debe hacer durante el día, la persona se enfoca en esos objetivos y trabaja para lograrlos?, aseguró.
En este sentido, Augusto Buitrago de EPM Bogotá comentó que planificar las actividades incrementa la responsabilidad y facilita el cumplimiento de compromisos.
También resaltó la importancia de concretar por escrito todas las actividades pendientes, con el fin de controlar su desarrollo y obtener los resultados esperados.
?Hay que tomarse unos minutos para hacer la programación de las labores que se van a realizar durante el día o la semana. Esta guía se debe tener presente de alguna forma, por ejemplo utilizando una agenda para abrir la posibilidad de hacer modificaciones, en caso de cambios o imprevistos?, comentó.
No obstante, dentro de la planeación, es adecuado determinar el tiempo que se utilizará para cada tarea y, en lo posible, cumplir los horarios establecidos.
?Es conveniente tener claro cuánto lleva ejecutar cada actividad y, en caso de exceder la jornada, lo más recomendable es reducir la duración de algunas labores, teniendo en cuenta su prioridad?, afirmó Clara Marcela Jaramillo, sicóloga especializada en administración de empresas.
Por su parte, Ana Lucía Rodríguez, experta en Recursos Humanos, opinó que para optimizar el día es clave contar con alternativas cuando el horario establecido sea insuficiente. De igual manera destacó la importancia de tener la información necesaria para desarrollar determinada tarea.
?Cumplir efectivamente una actividad implica contar con todos los elementos requeridos para llevarla a cabo. Esta es una forma de aprovechar más el día?, explicó.
?Ladrones? de la jornada
Según los expertos, algunos de los enemigos del buen uso del tiempo son:
? Desorganización
? Indisciplina
? Exceso de compromisos y llamadas telefónicas
? Desorden en el equipo de trabajo
? Comunicación ineficiente
También resaltaron que el mal manejo de las reuniones es uno de los principales obstáculos al momento de optimizar el horario laboral.
?Las reuniones en exceso son consecuencia de la falta de planeación y hacen que se deje de producir en horas de trabajo o que se incumplan ciertos objetivos?, anotó Juanita Bejarano, coordinadora de Selección y Desarrollo Individual en General Motors.
Al respecto, Ana Lucía Rodríguez comentó que la falta de preparación para estos encuentros impide un aprovechamiento eficaz de la jornada.
?Si los asistentes no están al tant...
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