En el momento de escribir debemos tener en cuenta el público para quién esta dirigido el mensaje, la finalidad del documento y la forma cómo lo escribo.
Alrededor de cómo escribir han surgido varias teorías, la fórmula de Rudolph hacen parte de las recomendaciones de legibilidad para lograr mayor comprensión; los consejos de Barr, Jenkis y Peterson van dirigidos a la longitud de las frases y el número de palabras o la comprensión de Cloze desarrollado por William Taylor que se basa en lograr un mejor entendimiento del texto. Estos estudiosos realizaron sus análisis con el fin de facilitar el proceso de comprensión de los mensajes. Aquí algunos consejos recopilados de sus reflexiones.
Más que aprenderse una teorías aplique los siguientes consejos:
Uso de símbolos, siglas y eslóganes. La utilización de abreviaturas permiten conceptualizar rápidamente ideas.
El mundo está lleno de símbolos, como la cruz de los cristianos, o la balanza de la justicia ; las empresas, por su parte, invierten grandes cantidades de dinero para lograr crear símbolos que sean memorables, únicos y adecuados como la estrella de Mercedes o la flecha de Nike. Lo importante de estos símbolos es que detrás de ellos existe un concepto claro hasta el punto que en muchas ocasiones, las siglas , puesto que son breves y sencillas, se convierten en el nombre más conocido. Un ejemplo de esto es el SIDA (Síndrome de inmunodeficiencia adquirida)
En el momento de escribir la utilización de un eslogan correctamente permiten conceptualizar y comprender rápidamente el contenido.
Evitar la jerga
Los sociólogos llaman a este fenómeno como ruido semántico ya que bloquea la comunicación con palabras técnicas o burocráticas. La jerga interfiere con el mensaje y limita la capacidad de comprensión del receptor, un ejemplo es cuando un ingeniero de sistemas escribe un texto sobre un computador y utiliza palabras técnicas: Un procesador con sistema opcional con una estación 377xRje envía y recibe EBCDI a un sistema de Red SNA y un protocolo de control de vínculos de datos sincrónicos SDLC.
Si dicho mensaje es enviado a un público en general es muy probable que las personas no entiendan el mensaje, por lo tanto, la comunicación es un fracaso. Para estos casos la utilización de términos sencillos logra una mayor comprensión.
Evitar los clichés y los superlativos
El exceso de usos de clichés y superlativos ponen en duda la credibilidad del mensaje. Cuando sale un producto muchas veces encontramos palabras como mejorado, poderoso , innovador, sofisticado. Estas palabras ponen en duda la verdadera esencia del producto y que tan bueno es.
En los comunicados de las empresas, la compañía Jhon Rost realizó un estudio de términos y frases que utilizan excesivamente los empleados y gerentes. En esta lista incluye palabras como: Agenda, proactivo, interfaz, punto de ruptura, competitivo etc.
Evitar los eufemismos
Estas palabras buscan suavizar términos desagradables. Dicha manipulación tergiversa la realidad. Expresiones como: Interrupción involuntaria del embarazo, realmente es aborto, Aventura amorosa cuando el nombre correcto es adulterio, desviación de fondos, cuando la constitución colombiana lo consagra como peculado, etc.
Muchas empresas utilizan estas palabras para esconder noticias poco favorables. Ejemplo. El despido de muchos trabajadores lo suelen llamar como ajuste de planilla.
La utilización de eufemismos hacen que el lector no comprenda claramente los conceptos.
Evitar el lenguaje peyorativo.
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