Lo más importante para que tú te des cuenta si las reuniones están afectando tu productividad es que identifiques cuál es tu papel en la compañía, es decir, si es estratégico, táctico u operativo. Para los dos últimos casos, la asistencia a muchas citas puede ocasionar retrasos en las actividades rutinarias propias de la operación.
Amanda Bibiana Arias, subdirectora de Talento Humano en Corparques - Parque Mundo Aventura, ejemplifica: si un trabajador tiene entre sus funciones generar facturas diarias, asistir a varias reuniones en el día hará que tenga menor productividad.
Arias aconseja que para que no se disminuya la productividad por culpa de las reuniones laborales se definan claramente los objetivos de las citas y enmarcarlas en un estricto cumplimiento de agenda.
En el tiempo en el que se está en la reunión se pueden delegar algunas actividades para evitar retrasos en las tareas programadas. Además, implementar estrategias para lograr mayor eficiencia en las funciones comunes.
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Ángel Quijano, editor del portal Gestión Humana de LEGIS, por su parte dice que “naturalmente la cantidad de reuniones va a producir un impacto en la gestión del flujo de trabajo”.
Sin embargo, aclara que si existe una cantidad considerable de reuniones para unos mismos actores durante la semana es posible que no exista una alineación suficiente en cuanto a estrategia, implementación, producción, operación y servicio, o que la organización esté pasando por un momento de crisis.
Quijano recomienda que hagas un ‘barrido’ de los asuntos pendientes. Realiza seguimiento. Ten en cuenta las tareas que necesitan empezarse de inmediato, por ejemplo, realizar llamadas o responder correos electrónicos.
“Una vez se tienen las tareas separadas, se toman una a una para determinar de qué se tratan y las acciones que se pueden tomar al respecto: hacerlas, delegarlas o diferirlas. Si no se requiere de una acción pueden ser archivadas como referencia o desecharlas. De acuerdo con el consultor internacional David Allen, si una tarea requiere menos de dos minutos en su ejecución, hay que desarrollarla inmediatamente”, asegura Quijano.
Arias afirma que las reuniones a las que definitivamente se debe asistir son las que tienen relación directa con la planeación estratégica de nuestra área, reuniones alineadas con los objetivos y resultados bajo nuestra responsabilidad, en las cuales nuestro rol es importante para la toma de decisiones o disposiciones legales.
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Además de delegar funciones mientras estás en reunión, prioriza tus tareas, organiza tu día laboral y asiste a la citas que de verdad hacen parte de tu competencia. Si tu presencia no aporta nada al objetivo de la reunión, hazlo saber de manera respetuosa, incluso puedes acudir a tu jefe inmediato para excusarte.
No está de más exigir cumplimiento en los horarios establecidos para las reuniones y dejar claro que más allá de permanecer en una sala de juntas hablando y alargando situaciones que deben ser concretas, se necesita cumplir con funciones que quizás no dan tanta espera. Tampoco te quedes callado al ver que los superiores programan reuniones que hablan de lo mismo y que no tienen una continuidad o avance significativo.
Pablo Alejandro Alzate
Contenido@elempleo.com
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